Cuando una empresa se forma, se intenta organizar el trabajo entre las pocas personas que la inician y si su estructura es buena y sus productos/servicios asequibles para el mercado, la empresa crece y con ella su personal. Es el inicio de los problemas.
Cuando una empresa crece, se contrata a más gente y estas personas comienzan a ocupar cargos que antes desempeñaba una persona en un porcentaje pequeño de su actividad laboral. El ritmo vertiginoso hace que las reuniones con esta nueva persona, para explicarle su cometido sean breves y escasas, así que terminan por hacer el trabajo a su manera.
Después de pasar por varias personas, varias formas de hacer las cosas y distintas formas de organizar las cosas, cuando un grupo de personas deja la empresa y retoman otro grupo, suele ser un caos y, el reactivar el proceso de producción en esa parte, muy lento y costoso.
El problema se debe a la falta de método y documentación.
Cuando una persona entra a trabajar en una empresa madura, suele entrar en un engranaje del que tiene que formar parte. Sus conocimientos básicos son los que se le solicitaban al entrar al puesto de trabajo, como pueden ser saber programar, una cierta metodología, idioma o titulación. Pero a partir de ahí, la formación debe de ponerla la empresa y, es en este punto, donde la mayoría de empresas, no tienen forma de explicarles a sus nuevos empleados lo que hay, lo que tienen que hacer o cómo hacer su trabajo.
El funcionamiento de una empresa, sus procesos y su burocracia, debería de estar recogida y revisada en un documento de Modelo de Negocio. En este documento se especifica cómo funciona cada departamento, los cometidos de cada uno de los subdepartamentos y las políticas de trabajo, comunicación y otros aspectos o típicos como seguridad laboral.
Así mismo, cada departamento y/o subdepartamento, debe tener claro su cometido y esclarecer una forma en la que realizar su trabajo, tener sus tareas bien definidas y documentadas para, en caso de enfermedad, vacaciones, cese o fallecimiento, el trabajo pueda ser cubierto por cualquier otra persona.
Estos tipos de documentos no son solo una gran utilidad para el propio empleado, sino también para las consultoras y asesorías externas, puesto que pueden optimizar dichos procesos, e incluso diseñar software que ayude y dé soporte a estos procesos.
¿Sería capaz de diseñar un modelo que optimice el rendimiento de su empresa?, un modelo de negocio podría desvelarle qué puntos podrían optimizarse y mejorarse, así como qué recursos tiene más explotados y cuáles están más libres.
